1 - Le timing
Pour changer de mutuelle d’entreprise en toute sérenité, il faut s’y prendre au bon moment. Les mutuelles d’entreprise sont des contrats d’assurance annuelle à tacite reconduction. Cela signifie que, si vous ne vous manifestez pas pour le résilier, votre contrat renouvellera automatiquement tous les ans.
La date anniversaire des contrats de mutuelle d’entreprise est le 1er janvier de chaque année et le préavis est de deux mois.
La deadline pour envoyer votre courrier de résiliation est donc le 31 octobre à minuit, cachet de la poste faisant foi !
L’idéal est donc de se pencher sur votre changement de mutuelle entre septembre et octobre. Rien ne vous empêche de vous y prendre avant mais vous devrez attendre le 31/12 pour que le changement soit effectif.
2 - Les documents à réunir
Pour être efficace dans votre recherche d’une meilleure mutuelle, rassemblez, autant que possible, les éléments suivants:
- Une démographie de votre entreprise à jour intégrant, autant que possible, les noms et prenoms des salariés, leur date de naissance, leur composition famillialle et leurs coordonnées;
- Une copie de vos garanties actuelles;
- Si vous en disposez, les états statistiques de votre mutuelle. Ce document intégre les recettes et les dépenses de votre assureur.
3 - Le choix du conseil
Le conseil est l’entreprise qui vous aidera dans la démarche de changer votre mutuelle d’entreprise. Sa rémunération est standard dans l’industrie, généralement autour de 5% de la prime d’assurance HT. Cette rémunération permet de payer les équipes qui vous assistent, gèrent vos contrats et les relations avec les parties prenantes du régime.
Trois solutions s’offrent à vous:
- Vous tourner vers un “assureur en direct”: Il en existe pléthores des mutuelles (Harmonies Mutuelles, France Mutuelle …) jusqu’aux assureurs (AXA, Allianz, Generali …) en passant par les institutions de prévoyance (Malakoff Mederic, Humanis …). Vous serez alors orienté sur les produits “maison”.
- Consulter un agent d’assurances: Les agents d’assurances sont mandataires de leur compagnie et vous proposerons les solutions de leur compagnie. Nous vous préconisons de vous rapprocher d’un agent spécialisé en protection social à destination des entreprises.
- Consulter un courtier en assurances: A la différence des agents généraux d’assurance, le courtier est mandataire du client. A ce titre, il travaille avec l’ensemble des compagnies d’assurances afin de vous proposer la meilleure offre.
🔺Par définition, nous ne sommes pas tout à fait objectif sur ce point là néanmoins, le plus important, avant de faire votre choix est la confiance que vous placez dans votre interlocuteur🔺
4 - Le choix des garanties
Si les garanties de votre mutuelle actuelle ne vous conviennent pas il vous faut réfléchir aux évolutions souhaitées. Et croyez en notre expérience, ce n’est pas de la 🥧.
Le sujet de la mutuelle cristallant parfois les passions, notre conseil est de créer une équipe de travail resserée et, autant que possible, représentative de l’ensemble des salariés (âge, composition familialle …).
En partant des garanties actuelles, indiquez les évolutions souhaitées. A ce stade, inutile de vous soucier du coût. Cela viendra dans un second temps.
🚨Attention tout de même aux obligations conventionnelles/prud’hommales 🚨
Pour faire simple, votre mutuelle doit être, à minima, aussi favorable pour vos salariés que ce que propose votre convention collective (garanties, participation au financement …). Concrètement, c’est relativement simple. Il vous suffit de donner le nom de votre convention collective à votre conseil ou à votre assureur qui se chargera d’analyser cela pour vous.
5 - L’assureur, le gestionnaire et le réseau de soin
En fonction des besoins que vous lui aurez exprimé, votre conseil préparera un cahier des charges et lancera un appel d’offre afin d’identifier les parties prenantes de votre régime. Ils sont au nombre de trois:
L’assureur: L’entreprise qui va porter le risque
Le gestionnaire: Le gestionnaire santé traite les opérations les plus courantes de gestion (remboursement, DSN …) et propose des services annexes (applications, services de devis en ligne, télémédecine …) qui doivent apporter beaucoup de valeurs ajoutées à vos collaborateurs.
Le réseaux de soins: Ils mettent en relation les assurés avec les professionnels de santé et jouent un rôle important dans le rapport qualité/prix des prestations, notamment pour certains équipements médicaux.
Pour les entreprises regroupant moins de 50 salariés, ces trois services sont généralement centralisés par l’assureur. Pour les entreprises intégrant plus de 50 salariés, il est fortement recommandé de les dissocier. En effet, la véritable valeur ajoutée d’un régime de mutuelle est dans le choix des bons partenaires.
6 - La mise en place et l’onboarding
Changer de mutuelle d’entreprise c’est fait. Il faut désormais mettre en place le régime et communiquer 📣pour expliquer ce changement et toutes les améliorations
Premier point de vigilance, veillez à adresser suffisament tôt à votre conseil les coordonnées de vos collaborateurs. En effet, en fin d’année l’émission des cartes de tiers payant peut être prendre du temps.
Second point, il vous faut communiquer vis à vis de l’ensemble des salariés. Des kits de communication vous seront remis par votre conseil.
Cette communication est particulièrement importante car, si elle est clair, elle vous évitera de nombreux rendez vous.
Notre conseil est d’y intégrer trois axes:
- Le réglementaire: Conformément à la loi, transmettez à vos collaborateurs l’acte de formalisation du régime (DUE, accord d’entreprise …) qui précisera de manière précise le fonctionnement de la mutuelle (financement, dispense d’adhésion …)
- La mise en avant des garanties : C’est le “nerf de la guerre” ! Il faut systématiquement intégrer le tableau des garanties ainsi qu’un comparatif avec les garanties précédentes si elles ont changées.
- La présentation des services: Ce point est souvent oublié dans les communications. C’est dommage car c’est ici que réside une grande partie de la valeur ajoutée de votre mutuelle. Notre conseil est d’intégrer un maximum de renseignements sur les tarifs négociés par le réseau de soin, les possibilités de tiers payant étendues, les possibilité de télémédecine.
Nous espérons que cet article vous a plu. Si vous avez une question ou une remarque n’hésitez pas à nous les indiquer en commentaire (en toute bienveillance bien entendu) 😇.
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